Автор: проф. д-р Даниела Карадаков
Менаџирањето на времето е многу повеќе од планирање на своите активности. Тоа е скапа алатка која овозможува правилно распоредување на времето, подобра подготовка, фокус на извршување на корисни активности, соодветна самоконтрола и сл. Менаџирањето на времето претставува менаџерска активност која треба да се планира, следи, надгледува и дополнително да се анализира.
Постојат бројни техники, методи и правила со чија помош може поуспешно да се менаџира сопственото време.
Доста корисно правило е правилото ABCDE со чија помош се поставуваат приоритети. Поставувањето на приоритетите зависи од важноста на задачата во однос на потенцијалот на последиците кои таа ги носи. Затоа, како најприоритетни задачи треба да се постават оние кои може да донесат најголеми последици. За правилна распределба на задачите може да се користи ова правило кое претставува методолошка поделба на времето на:
- Правило А – најважни задачи. Тука припаѓаат задачите кои мора да се завршат во што поскоро време. Тие се премногу критични за да се игнорираат и обично може да донесат сериозни последици доколку не се реализираат. Најважни задачи се оние кои се поприоритетни во однос на другите. Токму поради тоа потребно е да се направи нивно правилно идентификување и издвојување од останатите задачи. Завршувањето на најважните задачи може да донесе и најголеми потенцијални предности, како и значајни резултати.
- Правило B – важни задачи кои немаат критичен рок и немаат големи последици поради нивното неизвршување. Со ова правило треба да се издвојат оние задачи кои се важни и кои што треба да се завршат наскоро. Тие може да се одложуваат, но не на долг рок затоа што лесно ќе преминат во приоритетни задачи со критичен рок.
- Правило С – помалку важни задачи кои може да се одложат без сериозни последици. Ова вообичаено се брзи и лесни задачи за постигнување, но обично не придонесуваат многу кон остварување на поставените цели.
- Правило D – задачи кои може да се делегираат. Во оваа категорија припаѓаат задачите кои може да се делегираат, односно да се дадат на некој друг. Ова правило вели дека треба да се делегира сè што може да даде на другите со цел да се ослободи време кое ќе се искористи за реализирање на најважните задачи.
- Правило Е – задачи кои треба да се елеминираат. Тука припаѓаат задачи со низок приоритет, неважни, односно ирелевантни задачи кои целосно може да се елиминираат. Контролата на времето може да се подобри доколку за овие задачи не се одвои време за нивно извршување.
Правилото ABCDE овозможува лесно и едноставно приоретизирање на своите задачи и активности со цел подобро да се менаџира сопственото време. Ваквиот начин на приоретизирање овозможува градење на проактивен стил на работа, фокус на важните задачи и дисциплиниран однос кон елиминирање на задачите со мала вредност. На таков начин се поедноставува животот, се зголемува продуктивноста и се ослободува доволно време за да се реализираат оние задачи кои имаат најголем приоритет и може да предизвикаат најголеми можни последици.